KI im Projektmanagement: was ein Assistent kann — und was nicht
Die Erwartung an einen KI-Assistenten im Projektmanagement ist meistens zu groß und zu klein zugleich.
Zu groß, weil viele hoffen, er nehme ihnen das Entscheiden ab. Zu klein, weil er bei den langweiligen Aufgaben tatsächlich hilft — und genau die kosten am meisten Zeit.
Was er gut kann
Zerlegen. „Wir wollen Zahlungen anbieten" ist kein Ticket, sondern ein Vorhaben. Daraus acht konkrete Tätigkeiten zu machen, ist Fleißarbeit mit bekanntem Muster. Ein Modell, das tausend Projektpläne gesehen hat, macht das in Sekunden — und vergisst dabei seltener den unauffälligen Schritt als ein Mensch am Freitagnachmittag.
Lücken finden. Wer sein eigenes Projekt anschaut, sieht, was da ist. Ein Assistent sieht auch, was fehlt: kein Ticket für die Datenmigration, keines für die Schulung, keines für den Rückweg, falls es schiefgeht.
Formulieren. Aus „Login kaputt" wird „Anmeldung schlägt bei Umlauten in der E-Mail-Adresse fehl". Kein Denken, aber Arbeit, die sonst niemand macht.
Was er nicht kann
Priorisieren. Was zuerst drankommt, hängt an Dingen, die nirgends im Projekt stehen: welcher Kunde gerade wackelt, wer nächste Woche in Urlaub ist, worauf die Geschäftsführung schaut. Ein Assistent, der eine Reihenfolge vorschlägt, rät.
Aufwand einschätzen. Er kennt nicht euer Altsystem, nicht die Person, die das Ticket bekommt, und nicht die drei Überraschungen, die in genau diesem Bereich immer auftauchen. Seine Zahlen sind ein Ausgangspunkt für ein Gespräch, kein Ergebnis.
Verantwortung übernehmen. Wenn ein Vorschlag falsch war, hat ihn trotzdem jemand angenommen.
Die Regel, die alles entscheidet: vorschlagen, nicht ausführen
Ein Assistent, der Tickets selbst anlegt, zuweist und verschiebt, fühlt sich mächtig an — bis zum ersten Missverständnis. Dann stehen zehn Tickets im Board, die niemand wollte, und jemand räumt eine halbe Stunde lang auf.
Deshalb: Der Assistent schlägt vor, die Vorschläge stehen als einzeln abwählbare Liste da, und erst ein Klick legt sie an. Das kostet drei Sekunden und spart die Aufräumaktion.
Der Nebeneffekt ist wichtiger als der offensichtliche: Wer eine Liste durchsieht, bevor sie Wirklichkeit wird, denkt mit. Wer eine fertige Liste vorfindet, nimmt sie hin.
Zwei Dinge, die man vorher klären sollte
Was sieht er? Ein Assistent, der nützlich sein soll, braucht das Projekt: Tickets, Status, Zuständigkeiten. Das heißt, diese Angaben verlassen den eigenen Server. Kommentare, Dateien und Chatverläufe müssen dafür nicht mit — je weniger mitgeht, desto weniger muss man abwägen.
Wo liegt der Schlüssel? Auf dem Server, nie im Browser. Alles, was das Frontend mitgeliefert bekommt, ist öffentlich lesbar — auch ein API-Schlüssel, der dann auf fremde Rechnung verbraucht wird.
Der ehrliche Nutzen
Ein Assistent macht aus einem schlechten Projekt kein gutes. Er nimmt niemandem die Frage ab, was eigentlich gebaut werden soll.
Was er zuverlässig abnimmt, ist die halbe Stunde vor dem leeren Board — der Moment, in dem man weiß, was zu tun ist, und keine Lust hat, es in vierzehn Tickets zu tippen. Das klingt bescheiden. Es ist die Stelle, an der die meisten Projekte tatsächlich hängen bleiben.
