Zeiterfassung im Projekt: warum eure Schätzungen immer daneben liegen

Frag ein Team, wie lange eine Aufgabe dauert. Notiere die Antwort. Miss dann, wie lange sie tatsächlich gedauert hat.

Das Verhältnis liegt fast immer zwischen 1,5 und 3. Nicht bei einzelnen Ausreißern — im Schnitt, über alle Aufgaben, in fast jedem Team.

Das ist kein Zeichen von Unfähigkeit. Es ist ein gut untersuchter Denkfehler, und man kann ihn ausrechnen statt bekämpfen.

Warum Schätzungen systematisch zu niedrig sind

Wir schätzen den Weg, nicht die Umwege. Beim Schätzen stellt man sich den geraden Verlauf vor: hinsetzen, machen, fertig. Was man nicht mitdenkt, ist die Rückfrage, die zwei Tage unbeantwortet bleibt, der Fehler in der Bibliothek, die Besprechung, die dazwischenkommt.

Wir schätzen die reine Arbeitszeit. Gemeint sind vier konzentrierte Stunden. Gemessen wird ein Arbeitstag mit Standup, E-Mails und drei Unterbrechungen.

Wir erinnern uns geschönt. Die letzte ähnliche Aufgabe hat gefühlt „zwei Tage" gedauert. Nachgemessen waren es vier. Ohne Aufzeichnung gewinnt das Gefühl.

Optimismus ist sozial belohnt. Wer in der Planungsrunde „drei Tage" sagt, wirkt tatkräftig. Wer „acht" sagt, muss sich rechtfertigen.

Die einzige Zahl, die du brauchst

Statt besser zu raten, miss deinen eigenen Faktor:

Faktor = Summe der Ist-Zeiten / Summe der Schätzungen

Vier Wochen reichen. Danach hast du eine Zahl — sagen wir 1,8. Ab dann multiplizierst du jede Schätzung damit.

Das fühlt sich nach Schummeln an. Ist es nicht. Der Faktor ist die gemessene Differenz zwischen deiner Vorstellung und deiner Realität. Er wird über die Zeit kleiner, weil man ihn kennt.

Wichtig: ein Faktor pro Team, nicht pro Person. Sonst wird aus einer Kennzahl ein Leistungsvergleich — und dann werden die Zeiten geschönt, und die Zahl ist wertlos.

Was man messen muss und was nicht

Zeiterfassung hat einen schlechten Ruf, weil sie oft zur Kontrolle eingesetzt wird. Für bessere Schätzungen braucht man erstaunlich wenig:

Nötig:

• Zeit pro Aufgabe (nicht pro Person)
• Die ursprüngliche Schätzung, unverändert aufbewahrt
• Ob die Aufgabe blockiert war und wie lange

Nicht nötig:

• Wer wann angefangen hat
• Pausen
• Tätigkeiten unterhalb der Aufgabe

Der dritte Punkt der ersten Liste ist der unterschätzte. Wenn eine Aufgabe von acht geplanten auf zwanzig Stunden läuft, davon aber zwölf Wartezeit auf eine Zulieferung waren, war die Schätzung richtig — das Problem lag woanders. Ohne diese Trennung korrigierst du die falsche Sache.

Deshalb lohnt es sich, Abhängigkeiten am Ticket zu hinterlegen: Blockierzeit wird dadurch sichtbar statt in der Bearbeitungszeit zu verschwinden.

Erfassung, die tatsächlich stattfindet

Jede Zeiterfassung, die zusätzliche Handgriffe kostet, wird nach zwei Wochen nachträglich aus dem Gedächtnis ausgefüllt — und misst dann nichts mehr.

Zwei Regeln:

1. Nicht mehr als ein Klick. Besser null: In ORBYLOX läuft der Zeitzähler automatisch mit, sobald jemand im Projekt arbeitet.
2. Sichtbar für alle, ausgewertet für niemanden einzeln. Sobald Zeiten in Personalgespräche wandern, sind die Daten kaputt.

Ein Rechenbeispiel

Ein Team schätzt einen Sprint auf 120 Stunden. Gemessen: 210. Faktor 1,75.

Beim nächsten Sprint schätzen sie wieder 120 und planen mit 120 × 1,75 = 210. Sie kommen bei 205 heraus.

Nicht, weil sie schneller geworden sind. Sondern weil die Planung endlich zur Wirklichkeit passt — und weil niemand mehr am Freitagabend eine Aufgabe fertigmachen muss, die nie in zwei Tagen zu schaffen war.

In vier Schritten anfangen

1. Schätzung beim Anlegen der Aufgabe eintragen und nicht mehr ändern
2. Ist-Zeit erfassen lassen — automatisch, nicht per Formular
3. Blockierzeit getrennt halten
4. Nach vier Wochen den Faktor ausrechnen und ab dann anwenden

Wie du die Aufgaben so zuschneidest, dass sich überhaupt sinnvoll schätzen lässt, steht in Projektplan erstellen.

In ORBYLOX läuft die Zeiterfassung pro Projekt automatisch mit — kostenlos, ohne Zusatzwerkzeug.