Projektplan erstellen: 6 Schritte, die wirklich zählen
Die meisten Projektpläne entstehen falsch herum: jemand öffnet ein Werkzeug, malt Balken auf eine Zeitachse und nennt das Ergebnis Plan. Nach drei Wochen stimmt kein Balken mehr, und der Plan wird nicht mehr geöffnet.
Ein belastbarer Plan entsteht in sechs Schritten — und die Zeitachse kommt erst im fünften.
Schritt 1: Das Ergebnis in einem Satz
Bevor irgendetwas geplant wird, muss klar sein, woran man am Ende erkennt, dass es fertig ist.
Nicht: „Wir modernisieren die Website." Sondern: „Die neue Website ist online, alle alten URLs leiten weiter, und das Kontaktformular stellt nachweislich zu."
Der Unterschied ist nicht Wortklauberei. Der erste Satz kann nie fertig werden — es lässt sich immer noch etwas modernisieren. Der zweite hat einen prüfbaren Endpunkt.
Schritt 2: Den Umfang eingrenzen — auch nach unten
Schreib zwei Listen: gehört dazu und gehört ausdrücklich nicht dazu.
Die zweite Liste ist die wichtigere. Sie ist das Einzige, was später gegen schleichende Erweiterung hilft. Wenn im Mai jemand sagt „wir könnten doch noch schnell einen Blog dazunehmen", ist die Antwort nicht Verhandlung, sondern ein Verweis auf die Liste.
Schritt 3: Zerlegen, bevor geschätzt wird
Niemand kann „drei Monate" schätzen. Menschen können zwei Tage schätzen.
Zerlege das Ergebnis hierarchisch in Arbeitspakete, bis jedes Paket zwischen 8 und 80 Stunden groß ist. Wie das genau geht, steht ausführlich in unserer Anleitung zur Work Breakdown Structure.
Erst wenn diese Zerlegung steht, ergibt Schätzen überhaupt Sinn.
Schritt 4: Schätzen — und die Schätzung ernst nehmen
Hier scheitern die meisten Pläne, und zwar aus einem psychologischen Grund: Wir schätzen den besten Fall und behandeln ihn als Erwartung.
Ein einfaches Gegenmittel ist die Drei-Punkt-Schätzung. Für jedes Paket drei Zahlen:
- O — optimistisch, wenn alles glattgeht
- W — wahrscheinlich, der normale Verlauf
- P — pessimistisch, wenn die üblichen Dinge schiefgehen
Der Erwartungswert ist dann:
(O + 4 × W + P) / 6
Ein Beispiel für „Kontaktformular bauen":
| Stunden | |
| Optimistisch | 6 |
| Wahrscheinlich | 12 |
| Pessimistisch | 30 |
| Erwartungswert | 14 |
Die meisten hätten „einen Tag" gesagt. Die Formel sagt fast zwei. Der Unterschied liegt nicht im Pessimismus, sondern darin, dass der pessimistische Fall überhaupt einmal ausgesprochen wurde.
Schritt 5: Reihenfolge statt Termine
Jetzt erst kommt die Zeitachse — und auch die nicht als Wunschdatum, sondern als Folge von Abhängigkeiten.
Frag bei jedem Paket: Was muss fertig sein, damit ich hiermit anfangen kann?
Die längste Kette dieser Abhängigkeiten ist der kritische Pfad. Er bestimmt die Mindestdauer des Projekts. Alles, was nicht auf diesem Pfad liegt, hat Luft — und genau dort kann man später Leute abziehen, wenn es woanders brennt.
Trag diese Abhängigkeiten so ein, dass sie sichtbar bleiben. In ORBYLOX hinterlegst du am Ticket, worauf es wartet; die Karte zeigt dann ein Schloss und lässt sich nicht auf „Fertig" ziehen, solange ein Vorgänger offen ist.
Schritt 6: Puffer — an einer Stelle, nicht überall
Der übliche Fehler: Jeder schlägt auf seine eigene Schätzung 20 Prozent auf. Ergebnis — der Puffer wird unsichtbar und trotzdem vollständig verbraucht. Denn eine Aufgabe mit Puffer wird genau so lange dauern, wie sie darf.
Besser: Alle Pakete ohne Puffer schätzen, und einen gemeinsamen Puffer ans Ende legen. Etwa 15 Prozent der Gesamtdauer bei vertrauter Arbeit, bis zu 40 Prozent bei Neuland.
Dieser Puffer gehört dem Projekt, nicht der einzelnen Aufgabe. Wer ihn anbricht, tut das sichtbar — und man sieht früh, wenn er zu schnell schrumpft.
Der Plan ist ein Werkzeug, kein Dokument
Ein Plan, der nach der Freigabe nicht mehr angefasst wird, war eine Beschäftigungsübung. Plan und Board müssen dieselbe Wahrheit zeigen: Wenn eine Aufgabe verschoben wird, verschiebt sich der Plan mit.
Das gelingt nur, wenn beides an einem Ort liegt. Wie du das Board dazu richtig aufsetzt, steht in 5 Fehler beim Kanban-Board.
Kurzfassung
- Ergebnis in einem prüfbaren Satz
- Umfang eingrenzen — besonders nach unten
- Zerlegen bis 8–80 Stunden
- Drei-Punkt-Schätzung statt bestem Fall
- Reihenfolge über Abhängigkeiten, dann kritischer Pfad
- Ein gemeinsamer Puffer am Ende
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