Meilensteine planen: Zustände statt Fähnchen
Meilensteine sind das am häufigsten missbrauchte Werkzeug der Projektplanung. In den meisten Plänen sind sie gleichmässig über die Zeitachse verteilte Fähnchen mit Namen wie „Phase 2 abgeschlossen" — und sagen genau nichts.
Ein Meilenstein ist kein Zeitpunkt. Er ist ein überprüfbarer Zustand, an dem eine Entscheidung möglich wird.
Der Unterschied, an dem alles hängt
| Kein Meilenstein | Meilenstein |
| „Konzeptphase abgeschlossen" | „Entwurf von der Kundin freigegeben" |
| „50 % fertig" | „Alle 18 Gerichte beschrieben und geprüft" |
| „Entwicklung läuft" | „Reservierung nimmt echte Buchungen an" |
| „Abstimmung Ende September" | „Termin für die Eröffnung steht schriftlich fest" |
Links steht jeweils eine Tätigkeit oder ein Prozentwert. Beides lässt sich nicht überprüfen — man kann darüber streiten. Rechts steht ein Zustand: Er ist eingetreten oder nicht, und zwei Leute kommen zum selben Ergebnis.
Der Test ist einfach: Könnten zwei Personen unabhängig voneinander feststellen, ob der Meilenstein erreicht ist? Wenn nein, ist es keiner.
Wie viele?
Weniger, als ihr denkt. Für ein Projekt von drei Monaten reichen vier bis sechs.
Der Grund ist nicht Sparsamkeit. Meilensteine sind Haltepunkte, an denen jemand hinschaut und entscheidet — und Aufmerksamkeit ist die knappe Ressource. Zwölf Meilensteine in drei Monaten heisst: jede Woche einer, also wird keiner ernst genommen.
Faustregel: ein Meilenstein alle zwei bis vier Wochen. Häufiger ist Fortschrittskontrolle, und die gehört aufs Board, nicht in den Meilensteinplan.
Wo Meilensteine hingehören
Nicht gleichmässig verteilt. An genau drei Sorten von Stellen:
Vor einer teuren Entscheidung. Bevor Geld ausgegeben oder etwas Unumkehrbares getan wird. Beispiel: „Entwurf freigegeben" steht vor dem Bauen — danach kostet eine Änderung ein Vielfaches.
Nach einer riskanten Annahme. Überall dort, wo der Plan auf einer Vermutung steht, gehört ein Meilenstein hin, der sie prüft. „Die Schnittstelle des Zahlungsanbieters funktioniert wie dokumentiert" ist so einer — und man setzt ihn früh, nicht spät.
Wo eine Übergabe stattfindet. Immer, wenn Arbeit von einer Person oder einem Gewerk zum nächsten wandert. Genau dort gehen Dinge verloren.
Vorlage zum Abschreiben
| Meilenstein | Woran erkennbar | Wer bestätigt | Datum | Hängt davon ab |
| Entwurf freigegeben | Kundin hat schriftlich zugestimmt | Frau Berger | 24.09. | — |
| Inhalte vollständig | 18 Gerichte, Allergene, 11 Fotos abgelegt | Tom | 30.09. | — |
| Reservierung nimmt Buchungen an | Testbuchung erzeugt Bestätigungsmail | Jey | 08.10. | Entwurf freigegeben |
| Seite ist öffentlich | Adresse erreichbar, alte Links leiten weiter | Jey | 14.10. | alle oben |
Fünf Spalten. Die zweite ist die wichtigste und wird am häufigsten weggelassen — dann ist der Meilenstein wieder ein Fähnchen.
Die dritte Spalte verhindert den zweithäufigsten Fehler: Ein Meilenstein, den niemand bestätigt, ist nach zwei Wochen „ungefähr erreicht".
Was passiert, wenn einer gerissen wird
Nichts Dramatisches — aber etwas Bestimmtes. Ein gerissener Meilenstein verlangt eine von drei Entscheidungen, und sie muss innerhalb weniger Tage fallen:
- Termin verschieben. Der Rest bleibt, alles wandert nach hinten.
- Umfang kürzen. Der Termin bleibt, etwas fällt raus — und zwar ausgesprochen, nicht stillschweigend.
- Mehr Leute. Funktioniert nur früh im Projekt und selten so gut wie gehofft.
Was nicht zur Auswahl steht: weitermachen und hoffen. Das ist die vierte Option, die in der Praxis am häufigsten gewählt wird, und sie verschiebt den Meilenstein nur bis zum nächsten.
Ein Meilenstein, der reisst, ohne dass eine dieser drei Entscheidungen fällt, war keiner. Er war ein Wunsch mit Datum.
Der Puffer gehört ans Ende
Verteilt keinen Puffer auf die einzelnen Meilensteine. Er wird sonst aufgebraucht, ob er gebraucht wird oder nicht — jede Aufgabe dehnt sich auf die Zeit aus, die für sie da ist.
Legt die Meilensteine ohne Puffer und hängt zehn bis zwanzig Prozent der Gesamtdauer als einen Block hinter den letzten. Dann seht ihr nach jedem Meilenstein, wie viel davon noch übrig ist — und das ist die ehrlichste Kennzahl, die ein Projekt hat.
In ORBYLOX
Meilensteine liegen als Termine im Kalender, mit dem Bestätigenden als Teilnehmer — so bekommt er eine Einladung und weiss, dass er gefragt wird.
Die Bedingung „hängt davon ab" steht als Abhängigkeit am Ticket: Das Board sperrt dann, was noch nicht dran ist, statt dass jemand zu früh anfängt und die Arbeit später wegwirft.
Was ihr nicht braucht, ist ein Gantt-Diagramm mit vierzig Balken. Vier bis sechs überprüfbare Zustände, jeweils mit einem Namen daneben, tragen ein Projekt weiter als jede Balkengrafik.
