Work Breakdown Structure: Projekte zerlegen, die sonst kippen
„Wie lange dauert das?" — „Ungefähr drei Monate."
Diese Antwort ist fast immer falsch, und zwar aus einem einfachen Grund: niemand kann drei Monate schätzen. Menschen können zwei Tage schätzen. Eine Work Breakdown Structure macht aus einer Drei-Monats-Frage sechzig Zwei-Tages-Fragen.
Was eine WBS ist
Eine hierarchische Zerlegung des Projekts in immer kleinere Teile — bis unten Pakete stehen, die eine Person in überschaubarer Zeit erledigen kann.
Wichtig: Die WBS zerlegt Ergebnisse, nicht Tätigkeiten. Nicht „programmieren", sondern „Anmeldeformular, fertig getestet".
Der Aufbau
Jede Ebene bekommt eine Nummer. Das klingt bürokratisch, ist aber der Grund, warum man in einer Besprechung „bei 2.3.1" sagen kann und alle wissen, wo sie sind.
1 Neue Website
1.1 Inhalt
1.1.1 Texte Startseite
1.1.2 Texte Produktseiten
1.1.3 Bilder auswählen und freistellen
1.2 Technik
1.2.1 Grundgerüst aufsetzen
1.2.2 Startseite bauen
1.2.3 Kontaktformular inkl. Versand
1.3 Livegang
1.3.1 Domain und Zertifikat
1.3.2 Weiterleitungen alter URLs
1.3.3 Analytics und Search Console
Die 8/80-Regel
Ein Arbeitspaket sollte zwischen 8 und 80 Stunden groß sein.
- Unter 8 Stunden: zu klein. Du verwaltest mehr, als du arbeitest.
- Über 80 Stunden: zu groß. Der Fortschritt ist nicht mehr messbar — das Paket ist wochenlang „zu 70 % fertig".
Zwischen diesen Grenzen kann man schätzen, ohne zu raten.
Die 100-Prozent-Regel
Die Kinder eines Knotens ergeben zusammen genau den Knoten. Nicht mehr, nicht weniger.
Klingt selbstverständlich, ist es nicht. Der häufigste Planungsfehler ist, dass unter „1.3 Livegang" die Weiterleitungen fehlen — und drei Wochen nach dem Start bricht der Suchverkehr ein, weil alle alten URLs ins Leere laufen.
Deshalb: bei jedem Knoten einmal fragen, was noch dazugehört, das hier nicht steht.
Was eine WBS nicht ist
Kein Terminplan. Die WBS sagt, was zu tun ist, nicht wann. Reihenfolge und Termine kommen danach.
Kein Organigramm. Wer etwas macht, wird später zugewiesen. Wer die Zerlegung an Personen ausrichtet, bekommt Pakete, die zu Zuständigkeiten passen statt zum Ergebnis.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Nimm das Kontaktformular oben, Paket 1.2.3. Auf den ersten Blick: „ein Tag".
Zerlegt:
| Teil | Stunden |
| Formular gestalten und einbauen | 4 |
| Pflichtfelder und Fehlermeldungen | 3 |
| Versand einrichten, Zustellung testen | 4 |
| Spam-Schutz | 3 |
| Datenschutzhinweis und Einwilligung | 2 |
| Test auf Handy und Tablet | 2 |
Achtzehn Stunden. Nicht acht. Der Unterschied ist nicht Pessimismus — es sind die Teile, an die man beim Überschlagen nicht denkt.
Genau dafür ist die WBS da.
Wie du anfängst
- Schreib das Endergebnis auf. Ein Satz.
- Zerlege in drei bis sieben große Brocken. Mehr nicht.
- Zerlege jeden Brocken weiter, bis die 8/80-Regel greift.
- Geh jeden Knoten durch: fehlt etwas?
- Erst dann: schätzen, in Reihenfolge bringen, zuweisen.
Im Canvas von ORBYLOX kannst du diese Struktur als Baum aufbauen und die Pakete anschließend direkt in Tickets überführen — die Zerlegung bleibt dabei mit der Arbeit verbunden.
