Aufgaben im Team verteilen: eine Regel, eine Vorlage
Die häufigste Antwort auf die Frage „wer macht das?" ist Schweigen. Nicht, weil niemand will — sondern weil vier Leute annehmen, einer der anderen drei sei gemeint.
Aufgabenverteilung ist kein Organigramm. Sie ist eine Liste von Sätzen der Form: Diese Aufgabe, diese Person, dieses Datum. Alles, was unbestimmter ist, ist keine Verteilung, sondern eine Hoffnung.
Warum Aufgaben liegen bleiben
Drei Ursachen, in dieser Reihenfolge:
- Niemand ist genannt. Die Aufgabe steht auf dem Board, aber ohne Namen. Jeder sieht sie, keiner besitzt sie.
- Zu viele sind genannt. „Das machen Lena und Tom zusammen" heisst in der Praxis oft: keiner fängt an, weil jeder auf den anderen wartet.
- Der Genannte weiss es nicht. Zugewiesen im Werkzeug, nie ausgesprochen. Wer seinen Namen nicht gesehen hat, hat die Aufgabe nicht.
Keine dieser Ursachen ist ein Motivationsproblem. Alle drei sind Zuordnungsprobleme, und die lassen sich lösen.
Die eine Regel
Eine Aufgabe hat genau einen Verantwortlichen.
Nicht einen Bearbeiter — daran können mehrere sitzen. Einen Verantwortlichen: die Person, die man fragt, wenn man wissen will, wie es steht. Sie muss die Arbeit nicht selbst tun. Sie muss wissen, wo die Arbeit steht.
Sobald zwei Namen an einer Aufgabe stehen, ist die Frage „wie steht es?" nicht mehr eindeutig beantwortbar. Genau daran stirbt die Aufgabe.
RACI, ohne den Beraterballast
RACI ist vier Buchstaben für vier Rollen. Es hat einen schlechten Ruf, weil es oft als Tabelle mit sechzig Zeilen auftritt, die niemand pflegt. In klein ist es nützlich:
| Buchstabe | Rolle | Wie viele |
| R — Responsible | tut die Arbeit | eine oder mehrere |
| A — Accountable | verantwortet das Ergebnis | immer genau eine |
| C — Consulted | wird vorher gefragt | wenige |
| I — Informed | wird nachher informiert | beliebig |
Die einzige Zeile, die wirklich zählt, ist A. Wenn ihr die anderen drei weglasst und nur festhaltet, wer für jedes Arbeitspaket geradesteht, habt ihr neunzig Prozent des Nutzens.
Vorlage zum Abschreiben
Für ein kleines Team reicht diese Tabelle. Eine Zeile je Arbeitspaket, nicht je Aufgabe — sonst wird sie zu lang und niemand pflegt sie.
| Arbeitspaket | Verantwortlich (A) | Beteiligt (R) | Vorher fragen (C) | Fertig bis |
| Entwurf Startseite | Lena | Lena, Tom | Kundin | 24.09. |
| Texte Speisekarte | Tom | Tom | Küche | 27.09. |
| Tischreservierung | Jey | Jey, Lena | — | 04.10. |
| Impressum prüfen | Jey | Steuerberater | — | 06.10. |
Vier Spalten, die man in fünf Minuten ausfüllt. Wenn eine Zeile nicht befüllbar ist, weil unklar ist, wer verantwortet — dann habt ihr genau das gefunden, wonach diese Tabelle sucht.
Wie viel darf eine Person tragen?
Eine Faustregel, die sich bewährt hat: niemand ist gleichzeitig für mehr als drei laufende Arbeitspakete verantwortlich.
Das ist keine Aussage über Fleiss. Es ist eine Aussage über Aufmerksamkeit: Wer vier Dinge gleichzeitig verantwortet, verliert bei einem davon den Überblick, und man weiss vorher nicht, bei welchem.
Zählt die A-Spalte einmal durch. Steht ein Name siebenmal, ist das kein Verteilungsplan, sondern ein Engpass mit Tabellenformatierung.
Der Satz, der beim Verteilen fehlt
Zuweisen ist nicht dasselbe wie übergeben. Die Übergabe braucht drei Angaben, und wenn eine fehlt, kommt die Aufgabe zurück:
- Was genau ist fertig? Nicht „Texte schreiben", sondern „18 Gerichte beschrieben, Allergene geprüft, im Dokument abgelegt".
- Bis wann? Ein Datum, kein „diese Woche".
- Was, wenn es klemmt? An wen wendet man sich, ohne warten zu müssen.
Diese drei Angaben passen in zwei Sätze. Sie sparen die Rückfrage, die sonst drei Tage später kommt.
Wann neu verteilt wird
Aufgabenverteilung ist kein einmaliger Akt. Zwei Anlässe, an denen sie überprüft gehört:
Wenn jemand ausfällt. Krankheit, Urlaub, Kündigung. Die A-Spalte sagt sofort, was ohne diese Person stillsteht — das ist ihr zweiter Nutzen.
Wenn eine Aufgabe zweimal verschoben wurde. Zweimal verschoben heisst fast nie „zu wenig Zeit". Es heisst meistens: falsch geschnitten, falsch zugeordnet, oder blockiert durch etwas, das niemand aufgeschrieben hat.
In ORBYLOX
Jedes Ticket hat genau ein Feld für die verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum. Wer zugewiesen wird, bekommt eine E-Mail — die Übergabe passiert also nicht nur im Werkzeug, sondern erreicht den Menschen.
Über die Filterleiste seht ihr das Board nach Person gefiltert: Das ist die A-Spalte in Kartenform, und sie zeigt Engpässe schneller als jede Tabelle. Bleibt ein Projekt länger als eine Woche unberührt, meldet sich die Liste von selbst.
Aufgabenverteilung ist am Ende unspektakulär: ein Name, ein Datum, ein klarer Satz, was fertig heisst. Der Aufwand liegt nicht im Werkzeug, sondern darin, die Unklarheit auszuhalten, die beim Ausfüllen sichtbar wird.
