Gantt-Diagramm erstellen — und wann ihr keins braucht
Kaum ein Werkzeug wird so oft verlangt und so selten gebraucht wie das Gantt-Diagramm. „Wir brauchen einen Gantt" heisst in neun von zehn Fällen eigentlich: „Ich will wissen, wann wir fertig sind." Das sind zwei verschiedene Wünsche.
Was ein Gantt-Diagramm wirklich zeigt
Ein Balken je Arbeitspaket, waagerecht über eine Zeitachse gelegt. Die Länge ist die Dauer, die Position der Zeitraum, Pfeile dazwischen die Abhängigkeiten.
Der eigentliche Nutzen liegt nicht in den Balken. Er liegt in den Pfeilen: Ein Gantt zeigt, welche Verzögerung sich nach hinten durchschlägt und welche nicht. Das kann ein Kanban-Board nicht.
Alles andere — der Überblick, wer woran arbeitet, was als Nächstes dran ist — kann ein Board besser.
Wann es sich lohnt, wann nicht
| Ein Gantt hilft | Ein Board reicht |
| feste Reihenfolge, physische Abhängigkeiten | Arbeit, die in beliebiger Reihenfolge geht |
| ein Termin steht fest und darf nicht wackeln | fortlaufende Arbeit ohne Enddatum |
| mehrere Gewerke übergeben aneinander | ein Team, das alles selbst macht |
| jemand von aussen will den Ablauf sehen | das Team plant für sich selbst |
Faustregel: Wenn ihr die Frage „Was passiert mit dem Endtermin, wenn dieses eine Paket zwei Wochen später fertig wird?" nicht im Kopf beantworten könnt, braucht ihr einen Gantt. Sonst nicht.
Bau ist das Musterbeispiel: Der Estrich kann nicht vor dem Rohbau, die Fliesen nicht vor dem Estrich. Softwareentwicklung ist meistens das Gegenbeispiel — dort sind die meisten Abhängigkeiten erfunden, nicht physisch.
In sechs Schritten zum Diagramm
1. Arbeitspakete, nicht Aufgaben. Ein Balken je Paket von mehreren Tagen, nicht je Ticket von zwei Stunden. Ein Gantt mit vierzig Balken liest niemand. Zwölf bis zwanzig ist die brauchbare Grösse.
2. Dauer schätzen, nicht Termine setzen. Erst „dieses Paket dauert vier Tage", dann rechnet die Reihenfolge die Termine aus. Wer zuerst Termine malt und dann Dauern hineinschreibt, hat keinen Plan, sondern ein Wunschbild.
3. Abhängigkeiten eintragen. Nur echte. Der Test: „Könnte man B anfangen, wenn A noch nicht fertig ist?" Wenn ja — egal wie unangenehm — dann ist es keine Abhängigkeit, sondern eine Vorliebe.
4. Verfügbarkeit dazurechnen. Vier Tage Arbeit sind bei halber Verfügbarkeit acht Kalendertage. Der häufigste Fehler im Gantt ist, Arbeitstage als Kalendertage zu zeichnen.
5. Kritischen Pfad markieren. Das ist die längste Kette von Abhängigkeiten. Jede Verzögerung darauf verschiebt das Ende. Alles daneben hat Luft.
6. Puffer ans Ende. Als einen Block hinter das letzte Paket, nicht verteilt. Verteilter Puffer wird immer aufgebraucht.
Vorlage zum Abschreiben
| Nr | Arbeitspaket | Dauer | Beginnt nach | Verantwortlich |
| 1 | Entwurf Startseite | 5 T | — | Lena |
| 2 | Texte Speisekarte | 4 T | — | Tom |
| 3 | Seite bauen | 8 T | 1 | Jey |
| 4 | Inhalte einpflegen | 3 T | 2, 3 | Tom |
| 5 | Tischreservierung | 6 T | 3 | Jey |
| 6 | Abnahme und Livegang | 2 T | 4, 5 | Jey |
| — | Puffer | 4 T | 6 | — |
Fünf Spalten. Aus „Beginnt nach" ergibt sich alles Weitere: Der kritische Pfad ist hier 1 → 3 → 5 → 6, macht 21 Tage plus Puffer. Paket 2 hat neun Tage Luft und muss niemanden nervös machen.
Das ist die eigentliche Arbeit. Ob ihr daraus danach bunte Balken malt, ist Geschmackssache — die Erkenntnis steckt in der Tabelle.
Die drei häufigsten Fehler
Erfundene Abhängigkeiten. Sie entstehen fast immer aus Gewohnheit („wir machen das immer in dieser Reihenfolge"). Jede erfundene Abhängigkeit verlängert den kritischen Pfad ohne Grund.
Der Gantt wird nie wieder angefasst. Ein Balkenplan ist eine Momentaufnahme. Wird er nach der Freigabe nicht gepflegt, ist er nach drei Wochen Dekoration — und gefährlicher als kein Plan, weil Leute ihm noch glauben.
Personen statt Pakete. Ein Balken je Person über den ganzen Zeitraum zeigt Auslastung, nicht Ablauf. Das ist Ressourcenplanung und gehört in eine andere Ansicht.
In ORBYLOX
Die Tabelle oben ist genau das, was auf dem Board schon steht: Tickets mit Aufwand, Zuständigem und der Angabe, worauf sie warten. Abhängigkeiten sind hinterlegt, und das Board sperrt, was noch nicht dran ist — statt dass jemand zu früh anfängt.
Die Zeitleiste zeigt dieselben Tickets über eine Zeitachse, und das Organigramm der Abhängigkeiten zeigt die Ketten. Wer wirklich einen Balkenplan zum Ausdrucken braucht, exportiert die Tabelle — aber die meisten stellen nach zwei Wochen fest, dass sie ihn gar nicht mehr aufschlagen.
