Projektstatusbericht: drei Fragen, eine halbe Seite
Ein Statusbericht, den niemand liest, ist teurer als gar keiner: Er kostet die Zeit beim Schreiben und erzeugt trotzdem keine Klarheit.
Das Problem ist fast immer dasselbe. Der Bericht erzählt, was das Team getan hat. Interessant ist aber, wo das Projekt steht — und ob jemand etwas tun muss.
Was ein Statusbericht beantworten muss
Genau drei Fragen. Wer eine vierte einbaut, verlängert den Bericht, ohne ihn nützlicher zu machen.
- Sind wir im Plan? Ja, nein, oder knapp — mit Zahl, nicht mit Gefühl.
- Was blockiert? Und wer muss es lösen.
- Was ändert sich? Termin, Umfang oder Kosten — oder ausdrücklich: nichts.
Ein Bericht, der auf alle drei antwortet, passt auf eine halbe Seite. Alles darüber hinaus ist Protokoll, und Protokolle gehören woandershin.
Die Ampel, richtig benutzt
Grün, Gelb, Rot sind nützlich, wenn sie definiert sind — und nutzlos, wenn jeder sie anders meint. Legt einmal fest, was sie heissen:
| Farbe | Heisst | Und verlangt |
| Grün | im Plan, keine Hilfe nötig | nichts |
| Gelb | Termin wackelt, wir lösen es selbst | Kenntnisnahme |
| Rot | Termin fällt, wir lösen es nicht allein | eine Entscheidung |
Die entscheidende Spalte ist die dritte. Rot ohne eine konkrete Bitte ist kein Alarm, sondern Jammern — und wird beim dritten Mal ignoriert.
Gelb ist die wichtigste Farbe. Projekte springen selten von Grün auf Rot. Sie stehen wochenlang auf Gelb, und niemand handelt, weil Gelb wie „läuft schon" aussieht. Wer zweimal hintereinander Gelb meldet, sollte beim dritten Mal Rot melden.
Vorlage zum Abschreiben
Projekt: Webseite Café Morgen Woche: KW 38 · Status: 🟡 Gelb (zweite Woche)
Im Plan? 14 von 20 Arbeitspaketen fertig. Geplant waren 16. Rückstand: zwei Pakete, rund vier Tage.
Was blockiert? Die Tischreservierung wartet auf die Freigabe des Startseiten-Entwurfs. Der liegt seit Montag bei der Kundin. → Bitte: Rückmeldung bis Mittwoch, sonst verschiebt sich die Eröffnung.
Was ändert sich? Termin: unverändert 15.10., aber ohne Puffer. Umfang: Die englische Fassung fällt raus (abgestimmt mit der Kundin am 12.09.). Kosten: unverändert.
Nächste Woche: Reservierung fertigstellen, Fotos einbauen, Impressum vom Steuerberater zurück.
Das ist der ganze Bericht. Fünf Minuten Schreibarbeit, und jede Zeile beantwortet eine der drei Fragen.
Die drei häufigsten Fehler
Tätigkeiten statt Stand. „Wir haben an der Reservierung gearbeitet" sagt nichts. „Reservierung: Formular fertig, Bestätigungsmail offen, 60 Prozent" sagt etwas. Der Unterschied ist, ob man daraus einen Termin ableiten kann.
Blocker ohne Adressat. „Warten auf Freigabe" ist eine Feststellung. „Warten auf Freigabe von Frau Berger, seit Montag, blockiert vier Tage Arbeit" ist eine Bitte. Nur die zweite Form löst etwas aus.
Grün bis zum Knall. Wer Woche für Woche Grün meldet und dann zwei Wochen vor dem Termin Rot, hat nicht schlecht berichtet — er hat gar nicht berichtet. Ein Statusbericht ist ein Frühwarnsystem oder er ist Dekoration.
Wie oft?
Wöchentlich, wenn das Projekt kürzer als ein halbes Jahr läuft. Alle zwei Wochen darüber hinaus.
Täglich ist kein Statusbericht, sondern ein Standup — der ist mündlich und geht an das Team, nicht an die Leitung. Monatlich ist zu selten: Ein Problem, das vier Wochen unbemerkt wächst, ist keines mehr, sondern ein Termin.
Wer bekommt ihn?
Je kleiner der Verteiler, desto ehrlicher der Bericht. Wer weiss, dass zwölf Leute mitlesen, schreibt vorsichtiger — und vorsichtige Berichte sind die unbrauchbaren.
Faustregel: der Verteiler besteht aus den Personen, die auf „Rot" reagieren könnten. Alle anderen bekommen den Bericht auf Nachfrage.
In ORBYLOX
Die Zahlen für „Sind wir im Plan?" stehen schon auf dem Board: erledigte gegen offene Tickets, Story Points je Spalte. Blockaden sind als Abhängigkeit hinterlegt und damit sichtbar, statt im Kopf einer Person zu stecken.
Wer den Bericht als Notiz im Projekt ablegt, hat ihn nächste Woche als Vorlage — und die Reihe der letzten acht Berichte zeigt auf einen Blick, ob „Gelb" die Ausnahme war oder der Normalzustand.
